PRIVACYVERKLARING VAN
Villa Replo VZW

Villa Replo VZW hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en dat uw privacy wordt gerespecteerd.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Villa Replo VZW houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
• De verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Vereniging Zonder Winstoogmerk (VZW) zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Villa Replo VZW
Bergerheidestraat 4
3950 Bocholt
E-mail: boekhouding@villareplo.be

Aan wie is deze privacyverklaring gericht?

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, klanten en leveranciers.

Waarom verwerken wij welke persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door Villa Replo VZW verwerkt voor de uitvoering van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

• Administratie van werkende leden (Algemene Vergadering) (Wettelijke verplichting)
• Administratie van toegetreden leden (via eigen vereniging) (Contractuele basis)
• Administratie van vrijwilligers (Contractuele basis)
• Administratie van contactgegevens van leden (Wettelijke verplichting)
• Communicatie met werkende leden (Contractuele basis)
• Communicatie met leden (via nieuwsbrief, mailing, boekje,...) (Gerechtvaardigd belang)
• Communicatie met vrijwilligers (Gerechtvaardigd belang)
• Administratie van contactgegevens van donateurs (Wettelijke verplichting)
• Administratie van bestuurders (Raad van Bestuur) (Wettelijke verplichting)
• Verzekering van leden (Contractuele basis)
• Verzekering van vrijwilligers (Contractuele basis)
• Administratie van contactgegevens van klanten (Contractuele basis, Wettelijke verplichting)
• Administratie van contactgegevens van leveranciers (Wettelijke verplichting)
• Administratie van contactgegevens van overheidsinstellingen (Algemeen belang, Contractuele basis)
• Registratie effectieve sponsors/donateurs (Contractuele basis)
• Vergoeden van vrijwilligers (via onkostenvergoeding) (Contractuele basis)
• Verzekering van deelnemers (Contractuele basis)
• Communicatie met leden, donateurs, klanten, leveranciers en overheidsinstellingen i.v.m. betalingen (Wettelijke verplichting)
• Registratie betalingen (Contractuele basis)
• Bezorgen fiscaal attest aan sponsors/donateurs (Wettelijke verplichting)

Wanneer we uw toestemming vragen voor de verwerking van gegevens, heeft u steeds het recht om de toestemming terug te trekken.

Voor de bovenstaande doeleinden kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen en/of verwerken:

• Voornaam, roepnaam, familienaam
• Adres (privé)
• Telefoonnummer (privé)
• E-mailadres (privé)
• Adres (werk)
• Telefoonnummer (werk)
• E-mailadres (werk)
• Geboortedatum, leeftijd
• Geboorteplaats
• Nationaliteit
• Rijksregisternummer
• Bankrekeningnummer
• Facturatieadres

We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact,...). Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden - verwerkers

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij (externe dienstverlener) voor:

• Het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via een Cloud Service Provider zoals Assist)
• Het verzorgen van de internet omgeving (via een webhosting- of mailhosting-firma)
• Het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers (via een federatie of koepel, een verzekeringsmaatschappij of makelaar)

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan externe dienstverleners (verwerkers) waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten (of dezelfde bepalingen zijn overgenomen in de contractvoorwaarden).

Met externe dienstverleners (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verstrekking aan derden - ontvangers

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen:

• Overheidsdiensten (o.a. subsidiërende overheden, fiscale administraties, sociale zekerheidsinstanties,...)

Met deze partijen maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen en te garanderen dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere derden doorgeven (andere partijen verstrekken), tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven uw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Wij kunnen persoonsgegevens wel delen met andere derden indien u ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte.

Hoe lang houden we uw gegevens bij?

Villa Replo VZW bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met in acht name van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding). Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.

• Administratie van werkende leden (Algemene Vergadering) (2 jaar na stopzetting lidmaatschap, tenzij wettelijk anders bepaald.)
• Administratie van toegetreden leden (via eigen vereniging) (2 jaar na stopzetting lidmaatschap, tenzij wettelijk anders bepaald.)
• Administratie van vrijwilligers (2 jaar na stopzetting vrijwilligerswerk)
• Administratie van contactgegevens van leden (10 jaar, tenzij wettelijk anders bepaald.)
• Communicatie met werkende leden (2 jaar na stopzetting lidmaatschap, tenzij wettelijk anders bepaald.)
• Communicatie met leden (via nieuwsbrief, mailing, boekje,...) (2 jaar na stopzetting lidmaatschap, tenzij wettelijk anders bepaald.)
• Communicatie met vrijwilligers (2 jaar na stopzetting vrijwilligerswerk)
• Administratie van contactgegevens van donateurs (10 jaar, tenzij wettelijk anders bepaald.)
• Administratie van bestuurders (Raad van Bestuur) (2 jaar na stopzetting lidmaatschap, tenzij wettelijk anders bepaald.)
• Verzekering van leden (2 jaar na stopzetting lidmaatschap, tenzij wettelijk anders bepaald.)
• Verzekering van vrijwilligers (2 jaar na stopzetting vrijwilligerswerk of na afsluiten verzekeringsdossier)
• Administratie van contactgegevens van klanten (10 jaar, tenzij wettelijk anders bepaald.)
• Administratie van contactgegevens van leveranciers (10 jaar, tenzij wettelijk anders bepaald.)
• Administratie van contactgegevens van overheidsinstellingen (10 jaar, tenzij wettelijk anders bepaald.)
• Registratie effectieve sponsors/donateurs (2 jaar na laatste donatie, tenzij wettelijk anders bepaald.)
• Vergoeden van vrijwilligers (via onkostenvergoeding) (10 jaar voor de boekhouding)
• Verzekering van deelnemers (1 jaar, tenzij wettelijk anders bepaald.)
• Communicatie met leden, donateurs, klanten, leveranciers en overheidsinstellingen i.v.m. betalingen (10 jaar, tenzij wettelijk anders bepaald.)
• Registratie betalingen (10 jaar, tenzij wettelijk anders bepaald.)
• Bezorgen fiscaal attest aan sponsors/donateurs (2 jaar na laatste donatie, tenzij wettelijk anders bepaald.)

Hoe beschermen we uw gegevens?

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking (...inbreuken, verlies en onrechtmatige verwerking...). Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

• Aan deze medewerkers wordt toegang verleend tot uw gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen
• Wij gebruiken een virusscanner en updaten deze systematisch en tijdig, en installeerden een 'firewall'.
• Wij maken systematisch back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten

Mocht zich er toch een incident voordoen waarbij uw gegevens betrokken zijn, dan word u persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben.

U heeft recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvol-ledig zijn.

U heeft het recht op gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is.

U heeft het recht op beperking van gegevensverwerking indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen.

Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van u verwerkt worden. Zo heeft u het recht u te verzetten tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uit-schrijfmogelijkheden in e-mails).

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.

Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan u ons contacteren om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Er worden geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming:
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
commission@privacycommission.be

Wijzigingen aan onze privacyverklaring

Villa Replo VZW kan zijn privacyverklaring steeds aanpassen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 27/02/2024.

Oudere versies van onze privacyverklaring zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons een e-mail als u deze wilt raadplegen.